在你的 公司里大家每周花在开会、打电话 和回复邮件的时间大概有多少?很多公司里,这些事项占去了大约80%左右的时间。

——《哈佛商业评论》

 

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每个人 都不是一座孤岛

 

凯洛格 学院的策略学教授本杰明•琼斯研 究表明个人的知识基础正在变得越来越细分专业化。「世界上 的知识越来越多,而你的脑子里能装的就只有这么多。因此在任何领域,个人掌 握的知识量份额正在减少。这是工 作中需要协作的重要原因。

 

管理沟 通是为了一个设定的目标,把信息、思想和 情感在个人或群体间传递并且达成共同协议的过程。

——MBA智库百科 管理沟通的定义

 

工作中每个人 都不是一座孤岛,不论是 管理者还是普通员工,基于协 作的沟通变得越来越重要。麦肯锡 公司的一项研究表明:管理人 员平均每天要花89%的时间在沟通上。如此重 要又耗时耗力的沟通工作如何才能有效呢?

 

 

01

明确沟通目标

 

明确的 沟通目标是有效沟通的重要前提。目标是为了拟达成的「共同协议,检验沟 通是否有效就是检验是否达成了共同协议并落实。缺乏目 标的沟通是漫无目的的闲聊,不仅消 耗企业成本还会带来企业文化消耗。

 

02

以事件驱动的沟通

 

工作中 的沟通应该围绕“事”开展,基于业 务中事件的沟通更聚焦。相比传 统的电子邮件方式,虽然IM类软件 在沟通即时性上更高效,也具有稳定、安全的特性,但其与 业务脱节的独立聊天属性是其无法跨越的鸿沟,不论是个人IM还是企业IM类软件 在这点上都无法提供更有说服力的理由。

 

Gartner一项近期研究表明:

 

到2022年底,70%的团队 将依靠工作流协作作为团队成员之间沟通,协调和 共享信息的主要手段,取代电子邮件。

——Gartner

03

和对的人沟通

 

在工作 中沟通对象的角色是复杂的,除了有 个体和群体沟通对象外,同一部门还是跨部门、同职级还是不同职级、不同程 度的项目干系和视角都会对沟通效果产生影响。排除干扰因素,选择对 的人沟通格外重要。找到事 件责任人和执行人,减少沟通层级,杜绝同 一问题因管理层级而反复沟通是一个常见方法。

 

04

达成共识

 

达成共 识是沟通的目的之一。以下是 有助于达成共识的几个小技巧:

 

提前准备

 

在沟通 前和沟通对象说明沟通原因、沟通目标、提供相关资料。事先做 好准备可使沟通更有效。

 

 

倾听

 

不止是 对沟通对象的尊重。从沟通目标出发,带着问题倾听、边听边思考、适时提问,倾听是 有助于实现沟通目标的重要方法。

 

及时反馈

 

沟通过 程中及时反馈可以第一时间答疑解惑,降低信 息在沟通过程中的衰减。「这部分 内容我没有听清、「我不太认同这个观、「我们是 要按照这个要求做么?及时反 馈让沟通不跑偏。

 

让数据说话

 

事实不是个人好恶,数据可以「实事求是。有世界 级高管理水平的亚马逊建立了用指标定义的企业文化,一切可 量化的数据是支撑业务和做出决策的关键。

 

贝佐斯基本不会理睬一项没有数据支撑的建议,如果有 充分的数据给到他通常很快会得到回复和认可。

 

05

沟通记录

 

为便于回溯,工作中 的沟通是需要有记录的。记录的形式多样:录音(如400电话的录音)、模板文档(如质量 管理中规范表格)、邮件、会议纪要等等。沟通记 录中需要包含的内容有:基本信息(如沟通时间、地点、沟通对象、沟通目标)、沟通后的共识、待落实的事项,缺乏记 录的沟通往往需要再次沟通才能达到效果。

 

06

To do list 清单

 

达成共 识并落实才能实现有效沟通。如何将 沟通中形成的共识落地?从项目 管理角度需要考虑到范围、成本、时间、质量、风险等因素,一份有 清晰的任务描述、明确的 责任人和完成时间的To do list 清单是 让有效沟通不半途而废的关键。

 

 

07

CHECK

 

工作事 项的落实并非一蹴而就。沟通后 每项工作是否按时完成,复杂工 作是否按时间节点完成、是否存 在落实风险需要全程跟进和动态监控。

 

很多公 司甚至成立督办部门专门跟进重要工作沟通后的落实,总裁办、人力部、秘书处 等也都或多或少肩负起了此项职责。

 

然而由人追着事的沟通 方式是与工作流相悖的。有效沟 通是基于工作流的主动汇报。「事牵着人」的沟通方式让沟通聚焦、时效性高,同时也 大大降低了沟通成本。

 

08

工欲善 其事必先利其器

 

 

     电子邮件     

 

 

1969年计算机科学家Leonard K.教授发 给了他同事第一封电子邮件,至今电 子邮件在日常工作办公中依然有着重要的地位和作用。相比其 他沟通方式电子邮件更加正式,便于添加沟通资料,沟通对 象也有充足时间思考反馈。同时电 子邮件还可以作为商业证据具有法律效力。不过电 子邮件即时性差,不适合 工作中需要即时沟通的内容。

 

 

       IM工具       

 

 

IM工具可以实现迅速、高效的沟通。沟通过 程中做出即时回应,文字、图片、视频、文件等 多类型传输也使沟通的内容更丰富。企业级IM的安全 性日益受到重视也更具保障。然而IM工具缺 乏沟通持久性的问题始终未得到有效解决,碎片化 的沟通方式在工作中是“有效”的绊脚石。

 

 

 协作类沟通工具 

 

 

近年来 协作类沟通工具如雨后春笋般涌现,很多传统OA企业、协作类 工具厂商也开始在协作沟通的方向发力。号称史上增长最快的SaaS产品,Slack 整合了 60多种工具和服务,企图把 各种碎片化的企业沟通和协作集中到一起,全球日 活跃用户数已突破 1000 万大关,但根据 Spiceworks 最近的 IT 网络调查,其尚未 成为市面上最受欢迎的协作类聊天应用程序。协作沟 通类工具的市场仍处于暗潮涌动期,哪款产 品更符合中国国情,适合中 国企业的实际需求仍需拭目以待。

 

 

         会议         

 

 

有组织 的地方都有会议。会议种类丰富,不论是电话会议、视频会 议还是一对一的沟通、一群人的沟通,会议消耗的时间成本、人工成本、差旅成 本已使其成为几乎最贵的商业动作。

 

随着会 议的不断发展和完善,如何 「快速召开一场会」已经不再是重点,取而代之的是 「如何让会议产生行动」,「轻松订、随时开、开短会、写纪要、领任务、追结果通过会 议将决策和行动关联,基于工 作流的沟通有助于会议产生行动,使沟通产生价值

 

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全时空 间让会议产生行动

 

 

一个人心里想着的100%,在众人面前、在开会 的场合用语言表达时是80%,对方听到的是60%。真正被 别人理解消化了是40%。具体行动时已变成20%。

——沟通漏斗

 

企业沟 通不是单纯的信息互通,工作中 的高效沟通是为工作目标服务的。选择更 有效的沟通方式和方法避免出现团队沟通效率下降的 「沟通漏斗现象,如此沟 通才能让沟通产生行动,创造价值。

 

为了实 现更有效的沟通,您采用 过哪些切实可行的办法呢?欢迎参与文末评论,我们一 起让工作中的沟通更有效。

 

参考资料:

团队协作泛滥?《哈佛商业评论》

合作的 重要性为何与日俱增  财富中文网

采用工 作流协作来改变团队协作和绩效 Gartner 

 

 

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